Wiadomości z Zabrza

Jak napisać scenariusz eventu?

  • Dodano: 2022-09-12 07:00, aktualizacja: 2022-09-13 09:30

Czym jest scenariusz eventu? To dokument/aplikacja w których zapiszemy wszystko, czego będziemy potrzebować do zorganizowania imprezy. Taki scenariusz eventu uwzględnia wszelkie działania, procedury, osoby, ramy czasowe i sprzęt, tworząc dokładny plan danego przedsięwzięcia. Jest niezbędny, by impreza mogła się udać, inaczej zamiast dobrej zabawy czeka nas chaos i improwizacja. A w przypadku zleconych imprez, zwłaszcza tych większych, kilkudniowych, prowizorka nie jest dobrym pomysłem. 

Stworzenie dobrego scenariusza wcale nie jest tak łatwe, jak mogłoby się z początku wydawać. Trzeba sobie wyobrazić cały event i przeanalizować wszystkie jego elementy, by potem móc spisać wszystkie zadania. Technicznie rzecz biorąc, scenariusz imprezy najlepiej przygotowywać w arkuszu kalkulacyjnym lub specjalnej aplikacji do przygotowywania eventów. Trzeba wpisać zadania, rozpisać je na etapy, określić czas wykonania i osobę odpowiedzialną za poszczególne elementy i odcinki. 

Nie można ustalić jednego, kanonicznego wzoru scenariusza eventu. Zakres działalności przemysłu spotkań jest bardzo szeroki. Agencje eventowe zajmują się organizacją różnych imprez, a wiadomo, że organizacja balu charytatywnego różnić się będzie dość znacznie od przygotowania wyjazdu firmowego z elementami team buildingu. Impreza integracyjna dla 30 osób to nie to samo co sympozjum dla 300 uczestników. Jednak oczywiście są pewne stałe elementy, które pojawiają się w planie każdej właściwie imprezy; nieważne czy firmowej, prywatnej, czy zleconej przez lokalny samorząd lub media. 

Wstępna koncepcja zakłada ustalenie celu, typu, ram czasowych, miejsca oraz liczby uczestników imprezy. Na początek musimy określić, w porozumieniu ze zleceniodawcą, bardzo dokładnie typ imprezy, jaką mamy zorganizować. Ustalić, czego oczekuje klient, jak sobie wyobraża event. Na przykład firmowa impreza motywacyjna a impreza integracyjna jednak trochę się od siebie różnią. Klienci nie zawsze, a właściwie rzadko, widzą te niuanse. Organizator imprez musi pokazać im różnicę i doradzić, co wybrać zależnie od celu, jaki chce osiągnąć klient. Event manager często musi doradzać i podsuwać pomysły, bo klient ma tylko mgliste wyobrażenie swojej imprezy. Cel imprezy determinuje jej rodzaj. Dopiero gdy ustalimy te kwestie, możemy zająć się kolejnymi elementami. Na przykład zastanowić się, dla kogo jest przeznaczony dany event? Każde wydarzenie przygotowujemy przecież dla określonej grupy osób. Musimy więc, przynajmniej w zarysie, określić profil uczestników oraz ich liczbę. Wiek, płeć, zawód, zainteresowania – oto co pomoże nam dopasować imprezę do publiczności. Następnie wyznaczamy ramy czasowe i miejsce eventu. Biorąc pod uwagę, że atrakcyjne hotele czy sale często trzeba rezerwować ze sporym wyprzedzeniem, trzeba dość szybko wysłać zapytania do obiektów, które nas interesują. 

Teraz już możemy przystąpić do etapu uszczegółowiania scenariusza eventu. W harmonogramie uwzględniamy wszystkie działania, jakie trzeba wykonać, by impreza doszła do skutku. A także wszystkie osoby, którym zleciliśmy zadania związane z organizacją eventu. Przygotowanie eventu to zawsze praca zespołowa. Na czele stoi event manager, ale zwykle współpracuje z wieloma podwykonawcami. Każdy musi wiedzieć co, kiedy, gdzie i jak ma zrobić. 

Jest to także harmonogram czasowy. Trzeba ustalić czas potrzebny na realizację poszczególnych punktów programu. Obejmować on musi wszystkie etapy działań - od przygotowania imprezy, przez jej przebieg aż do etapu rozliczeń, rozmontowywania dekoracji, sprzątania etc. Najlepiej jest planować od końca, czyli od dnia eventu, do tyłu. Wtedy lepiej widać, kiedy zadanie musi zostać wykonane, by zdążyć ze wszystkim. Konieczne jest również rozpisanie poszczególnych etapów podczas samego eventu. Chodzi o przyjazd i rejestrację uczestników, kolejność poszczególnych wystąpień czy atrakcji.  

Logistyka transportu oraz zakwaterowania uczestników także musi zostać uwzględniona w scenariuszu eventu. I znów potrzebne są szczegółowe ramy czasowe przyjazdu / odjazdu, zakwaterowania / wykwaterowania. Wszystkie dokumenty związane z wydarzeniem też zawrzemy w scenariuszu. Umowy z klientem i z podwykonawcami. Różnego rodzaju zgody, choćby na organizację imprezy masowej czy zamknięcie ulicy. Ewentualnie instrukcje użycia urządzeń czy sprzętów potrzebnych do organizacji eventu. Także umowy z ubezpieczycielami, ponieważ podczas imprez zawsze mogą zdarzyć się nieprzewidziane sytuacje i zagrożenia. 

W scenariuszu uwzględniamy oczywiście szczegółowo rozpisany program atrakcji, przewidzianych podczas imprezy. To zwykle one stanowią gwóźdź programu, to na nie czekają wszyscy goście. Tym bardziej trzeba dopilnować, by wszystko przebiegło zgodnie z planem, a scenariusz eventu ma w tym pomóc. Podobnie menu to jeden z newralgicznych punktów programu. Układając kartę dań, trzeba uwzględnić osoby o specjalnych potrzebach żywieniowych, tak by wszyscy uczestnicy imprezy mogli delektować się znakomitą kuchnią.  

Kolejny punkt scenariusza to promocja wydarzenia i zaproszenia. Chodzi o sposoby komunikacji z uczestnikami eventu, ale także o reklamę i promocję w mediach. Tutaj jest miejsce na umieszczenie danych kontaktowych organizatorów i podwykonawców. I jeszcze budżet, rozliczenie, podsumowanie i ewaluacja, czyli najmniej przyjemne, lecz równie niezbędne elementy scenariusza.  

Warto pamiętać, że oprócz szczegółowego scenariusza głównego konieczne jest również przygotowanie skróconych, cząstkowych wersji harmonogramu imprezy, przeznaczonych odpowiednio dla współorganizatorów, podwykonawców oraz gości. Znajdą się w nich tylko te informacje, które ich dotyczą i mogą być dla nich ważne. 
Wydaje się, że skoro każdy element eventu jest tak szczegółowo zaplanowany i rozpisany co do minuty, impreza może stać się sztywna i mało spontaniczna. Co zrobić, by mimo to była interesująca dla uczestników? Nie iść na skróty i nie powielać wciąż tego samego schematu. Konkurencja w branży eventowej wymusza na organizatorach imprez zaangażowanie i kreatywność. Jednak pomysłowość i rozmach muszą zostać ujęte w ścisłe ramy scenariusza imprezy. Sektor MICE nie wybacza braku profesjonalizmu. A na pewno nie chcemy, by nasz event pozostał niezapomniany dlatego, że okazał się wyjątkowo nieudany... 

Potrzebujesz pomysłu na udane wydarzenie? Skontaktuj się z nami! Jesteśmy profesjonalną agencją eventową, która pomoże Ci zorganizować niezapomniane wydarzenie. Oferujemy kompleksową obsługę od początku do końca, dzięki czemu masz pewność, że wszystko będzie przebiegać jak należy. Niezależnie od tego, czego potrzebujesz, jesteśmy pewni, że możemy Ci pomóc. Skontaktuj się z nami już dziś i sprawdź, co możemy dla Ciebie zrobić!

Organizator imprez firmowych
https://commplace.pl/agencja-eventowa/
tel. 607 144 511 lub 607 144 480

Polecamy również:

Sylwia MachowskaSylwia Machowska
Źródło: Art. sponsorowany / Materiał dostarczony przez zleceniodawcę

Komentarze (1)    dodaj »

  • Danka

    Byłam na kursie pisania scenariuszy i kosztorysu eventu :)

Dodaj komentarz

chcę otrzymać bezpłatny newsletter portalu Zabrze.com.pl.

Publikowane komentarze są prywatnymi opiniami użytkowników portalu.
Wydawca portalu nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii.