Każdy z pracodawców, bez względu na to ilu zatrudnia w swoim przedsiębiorstwie pracowników, posiada obowiązek prowadzenia w odpowiedni sposób ewidencji czasu pracy. Mówi o tym nie tylko Kodeks pracy, ale też Rozporządzenie Ministra Polityki Socjalnej i Ministra Pracy z 28 maja 1996 roku. Zarejestrowanie czasu pracy, będzie mieć na celu ewidencjonowanie przepracowanych przed wszystkie osoby godzin i co za tym idzie właściwe do tego wypłaty wynagrodzeń, jak i ustalenia odnośnie do urlopów.
Ewidencję czasu pracy można prowadzić w tradycyjny, czyli papierowy sposób, jak również w elektronicznej wersji. Elektroniczna ewidencja czasu pracy pracowników jest dużą oszczędnością wypełnianych oraz drukowanych dokumentów, miejsca oraz przede wszystkim czasu poświęconego na jej wykonanie. Zapewnia bezpieczny oraz łatwy dostęp do danych, z dowolnego miejsca na świecie, w rzeczywistym czasie. Tym bardziej w dobie pandemii, właściciele firm docenili taką metodę ewidencji czasu pracy.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy - czym jest?
Ewidencję czasu pracy prowadzi się odrębnie dla każdego spośród pracowników. Niemniej jednak za sprawą programu do elektronicznego rejestrowania czasu pracy, pracodawca posiada wgląd w grafik każdego spośród pracowników, może dokonać sprawdzenia list obecności, ilości przepracowanych godzin, jak również godziny zakończenia czy też rozpoczęcia pracy.
Ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem pracodawców, nawet jeżeli zatrudniają oni wyłącznie jednego pracownika. Każde przedsiębiorstwo może zostać skontrolowane przez Państwową Inspekcję Pracy, zaś ewentualna kara za brak albo nieposiadanie takiej ewidencji, może być bardzo znacząca.
Polskie prawo, dopuszcza opcję elektronicznej ewidencji czasu pracy, pod warunkiem opcji wydruku wybranej dokumentacji. Nie stanowi to, jednakże żadnego problemu, gdyż prowadząc elektroniczną ewidencję czasu pracy online, mamy opcję wygenerowania różnorodnych raportów (przykładowo miesięcznej ewidencji obecności).
Zawartość elektronicznej ewidencji pracy
W ewidencji czasu pracy pracowników, powinny zostać zawarte informacje na temat:
- ilości przepracowanych godzin, jak i godziny zakończenia czy rozpoczęcia pracy,
- ilości godzin na dyżurze, jak i godziny zakończenia czy rozpoczęcia dyżuru, przy równoczesnym wskazaniu miejsca jego spełniania,
- ilości nadliczbowych godzin,
- ilości przepracowanych w porze nocnej godzin,
- ilości dni wolnych od pełnienia obowiązków zawodowych, przy równoczesnym oznaczeniu tytułu ich udzielania,
- nieobecności nieusprawiedliwionych w pracy, przy wskazaniu ich wymiaru oraz rodzaju,
- zwolnień ustawowych od pracy, przy wskazaniu prawnej podstawy ich udzielania oraz oznaczeniem wymiaru,
- nieobecności nieusprawiedliwionych w pracy, z równoczesnym oznaczeniem ich wymiaru,
- czasu pracy pracowników młodocianych w przypadku prac wzbronionych dla osób młodocianych, których wykonanie będzie dozwolone celem odbywania przez nich zawodowego przygotowania.
Zmiany, które zostały wprowadzone w zakresie wskazywania w ewidencji czasu pracy ilości przepracowanych przez daną osobę godzin w wybranych dobach, jak i godzin zakończenia czy rozpoczęcia pracy, służyć mają przeprowadzaniu kontroli działania w zgodzie z obowiązującym w naszym kraju prawem odnośnie do doby pracowniczej.
Począwszy od dnia 1 stycznia 2019 roku, w ewidencji czasu pracy powinna również zostać podana ilość godzin dyżuru, jak i godzin zakończenia czy rozpoczęcia, przy wskazaniu miejsca jego pełnienia. Co ważne, takie informacje pozwalają na określenie, czy nie naruszono prawa żadnego z pracowników do 11-godzinnego odpoczynku w ciągu doby.
Prawo wymaga również zamieszczania w ewidencji czasu pracy wymiaru oraz rodzaju zwolnień od pracy, jak i innego rodzaju nieobecności usprawiedliwionych w miejscu pracy, jak również wymiaru nieusprawiedliwionej nieobecności.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy - dlaczego warto ją wybrać?
Elektroniczna rejestracja czasu pracy to wiele plusów oraz ułatwień. Nie tylko dla pracowników, ale również dla pracodawców. Wśród najbardziej istotnych, warto wymienić:
- kontrola czasu zakończenia i rozpoczęcia pracy,
- łatwość w zakresie sprawdzania obecności pracowników, tym bardziej w wypadku zdalnej pracy,
- odciążenie działu kadr,
- tworzenie kalendarzy oraz grafików pracy,
- łatwość generowania przejrzystych oraz zrozumiałych raportów,
- ograniczenia w możliwości sfałszowania danych,
- prowadzenie grafików urlopów za sprawą elektronicznych wniosków urlopowych,
- Dostępność danych z dowolnego miejsca na świecie,
- oszczędność czasu,
- zautomatyzowanie obliczeń oraz działań, za czym idzie również zmniejszenie ryzyka pomyłek oraz błędów,
- ograniczenie w zakresie możliwości sfałszowania danych,
- prowadzenie grafików związanych z urlopami za sprawą elektronicznych wniosków urlopowych.