KSeF od 2026 roku. Przygotuj się na obowiązkowe e-fakturowanie

Od 1 lutego 2026 roku obowiązkowe będzie wystawianie e-faktur w Polsce. Dowiedz się, czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), jakie zmiany wprowadzają nowe przepisy i jak się przygotować na e-fakturowanie.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – nowa era e-fakturowania w Polsce

W 2026 roku w Polsce wejdzie w życie obowiązek wystawiania e-faktur przez wszystkich podatników VAT – zarówno czynnych, jak izwolnionych z VAT. To zmiana, która wprowadzi nowy standard w fakturowaniu, korzystając z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nowoczesnego systemu informatycznego służącego do wystawiania, przesyłania, przechowywania i odbierania faktur.

Kiedy zacznie obowiązywać e-fakturowanie?

• 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (łącznie z VAT) w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.

• 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.

Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur ma na celu cyfryzację procesów fakturowania i przechowywania faktur, co pomoże uniknąć błędów w fakturowaniu, a także uprości cały proces. Od tego czasu przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane w systemie KSeF.

Obowiązkowe otrzymywanie e-faktur

Z kolei otrzymywanie faktur w systemie KSeF stanie się obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (z wyjątkiem przypadków wyłączonych ustawowo, np. gdy faktura jest przekazywana w inny uzgodniony sposób). Oznacza to, że przedsiębiorcy nie będą mogli już otrzymywać faktur w formie papierowej ani w dowolnym innym formacie.

Okres przejściowy

Do 31 grudnia 2026 r. przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne (poza systemem KSeF), ale pod jednym warunkiem – suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł w danym miesiącu. Ułatwienie to pomoże przedsiębiorcom stopniowo dostosować się do nowych wymogów.

Kiedy i gdzie znaleźć szkolenie KSeF?

Aby skutecznie wdrożyć e-fakturowanie, warto skorzystać z dostępnych szkoleń. Można wziąć udział w webinariach lub szkoleniach organizowanych przez urzędy skarbowe. Szczegóły dotyczące terminów i miejsc szkoleniowych znajdziesz na stronie: ksef.podatki.gov.pl.

Dlaczego warto przygotować się już teraz?

Nowe przepisy związane z e-fakturowaniem wprowadzają istotne zmiany, które wymagają odpowiedniego przygotowania. KSeF zapewnia pełną automatyzację i bezpieczeństwo, ale wdrożenie tego systemu w firmie wymaga czasu. Warto zacząć już teraz, aby uniknąć późniejszych problemów związanych z przestarzałymi metodami fakturowania.