Przechowywanie dokumentów w formie papierowej bez odpowiednich zabezpieczeń wiąże się z ryzykiem ich kradzieży. Czasami dostęp do nich mogą uzyskać osoby z zewnątrz, a innym razem nieuczciwi współpracownicy. Najczęściej powodem takiego działania jest chęć osiągnięcia korzyści finansowych, a czasami uzyskanie dowodów w konkretnej sprawie. Zdarza się również, że kradzież dokumentów to sposób na zlikwidowanie dowodów lub sfałszowanie danych lub procedur. Czy istnieją skuteczne sposoby, aby uniknąć ryzyka kradzieży lub wycieku informacji?
Jakie dokumenty są narażone na kradzież?
Skradzione mogą zostać wszystkie rodzaje dokumentów, które nie zostały odpowiednio zabezpieczone. Jednak niektóre z nich wiążą się z podwyższonym ryzykiem. Mowa m.in. o dokumentacji zawierającej wrażliwe dane medyczne, czy dane osobowe (są kradzione m.in. w celu zaciągnięcia zobowiązań finansowych). Kradzież czasami dotyczy dokumentów firmowych, zawierających:
- sprawozdania finansowe,
- plan rozwoju przedsiębiorstwa,
- szczegółowy opis wdrożenia nowoczesnych technologii.
Obowiązkiem pracodawcy i przedsiębiorcy jest zapewnienie bezpieczeństwa zgromadzonej dokumentacji oraz podjęcie skutecznych środków, mających na celu zapobieganie kradzieżom. Jeśli nie dysponujemy odpowiednim miejscem, ani wiedzą, warto zlecić to zadanie firmie zewnętrznej.
Kradzież dokumentów a ich archiwizacja i niszczenie
Chcąc zmniejszyć ryzyko kradzieży, warto zadbać, aby archiwizacja dokumentów była prowadzona w sposób staranny i odpowiednio zabezpieczona. Bardzo ważna jest skrupulatna kontrola dostępu i ostrożność w dzieleniu się informacjami. Osoby zajmujące się administracją danymi muszą być odpowiednio przeszkolone i mieć świadomość, jaka odpowiedzialność na nich spoczywa.
Zwróćmy uwagę, że równie istotne jest profesjonalne niszczenie dokumentów. Po upływie wyznaczonego dla rodzaju dokumentacji czasu należy skutecznie je zutylizować. Co to oznacza? Profesjonalna utylizacja dokumentów uniemożliwia ich ujawnienie, a tym procesem powinien zajmować się odpowiednio wykwalifikowany personel. Niszczenie dokumentów w Zabrzu oferuje m.in. Ekoakta.
Profesjonalna archiwizacja i niszczenie dokumentów
Prawidłowa i bezpieczna archiwizacja danych jest zadaniem wymagającym wiedzy, doświadczenia i zaawansowanych narzędzi. Archiwizacja dokumentów to zadanie, które wymaga wielu przygotowań. Konieczne jest zorganizowanie odpowiedniego pomieszczenia, o właściwej wilgotności i temperaturze, co pozwala zachować żywotność dokumentacji na dłużej. Równie istotne jest bezpieczeństwo, biorąc pod uwagę ryzyko kradzieży lub dostania się informacji do nieuprawnionych osób.
Przechowywanie dokumentów w Zabrzu umożliwia firma Ekoakta – gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa i obsługę przez wykwalifikowaną kadrę. Archiwizacja dokumentów w Zabrzu jest możliwa dzięki rozbudowanej infrastrukturze (pełna oferta dostępna jest na stronie https://www.ekoakta.pl/). Warto zdecydować się na takie rozwiązanie, ponieważ zmniejsza to ryzyko kradzieży, a także redukuje koszty i ryzyko problemów z brakiem dostępności miejsca.