Przetargi to stabilne źródło zdobywania zleceń dla firm. Duża liczba zamówień w połączeniu ze stosunkowo niewielką konkurencją sprawiają, że szanse uzyskania kontraktu są naprawdę spore. Wielu przedsiębiorców nie korzysta jednak z obsługi jednostek publicznych, sektorowych i subsydiowanych, bo boi się nadmiernych formalności i długiego czasu na rozstrzygnięcie. W tym artykule podamy dane statystyczne, które potwierdzają, że przetargi są powtarzalne i łatwe do nauczenia. Przedstawimy też schemat obowiązków zamawiającego, dowodząc tym samym, że pośpiech nie jest wskazany i najlepszą metodą na skuteczne podpisywanie umów jest właściwe planowanie.
Kilka danych statystycznych na temat przetargów w Polsce
Zgodnie ze „Sprawozdaniem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z funkcjonowania systemu zamówień publicznych w 2021 roku” aż 79,51% liczby przetargów realizowanych było w oparciu o tryb podstawowy, o którym mowa w art. 275 pkt 1 ustawy Pzp. Inaczej mówiąc 4 na 5 postępowań odbywa się w podobny, najprostszy z możliwych sposobów. Jego cechą charakterystyczną jest jednoetapowość oceny ofert. Wykonawca nie musi uczestniczyć ani w żadnych konsultacjach poprzedzających ogłoszenia, ani w negocjacjach nad kształtem parametrów oferty. Jego zadanie ogranicza się zatem do przygotowania propozycji, terminowego wysłania i udzielania odpowiedzi na ewentualne wezwania zamawiającego. Ten sam raport pokazuje, że przeciętny okres trwania przetargów to 39 dni. Jest on najdłuższy dla zleceń na roboty budowlane (45 dni), z kolei w przypadku dostaw i usług wynosi 37 dni.
Zadania zamawiającego realizującego przetargi w procedurze podstawowej bez negocjacji
Zlecenia z rynku zamówień publicznych są sformalizowane przepisami prawnymi. Zamawiający mają do wyboru kilka dróg poszukiwania wykonawców, jak wskazano jednak powyżej zazwyczaj, korzystają z trybu podstawowego bez negocjacji. Unikają w ten sposób dodatkowej pracy i ryzyka. Wierzą też, że jest to najlepsze rozwiązanie dla oferentów, co przełoży się na większą liczbę spływających propozycji.
Przetargi, o których mowa w art. 275 pkt 1 ustawy Pzp, wymagają podjęcia odpowiednich czynności przez zamawiającego. W przypadku jednostek publicznych, możemy je podzielić na dwanaście etapów:
- Etap 1 – przygotowanie postępowania (szacowanie wartości, sporządzenie dokumentacji zamówienia).
- Etap 2 – ogłoszenie przetargów w Biuletynie Zamówień Publicznych.
- Etap 3 – udostępnienie dokumentacji zamówienia na stronie www prowadzonego postępowania.
- Etap 4 – udzielania odpowiedzi na pytania wykonawców o treść Specyfikacji Warunków Zamówienia.
- Etap 5 – udostępnienie przed otwarciem ofert informacji o kwocie, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zlecenia.
- Etap 6 – otwarcie ofert.
- Etap 7 – badanie i ocena nadesłanych propozycji.
- Etap 8 – wybór oferty najkorzystniejszej lub unieważnienie postępowania.
- Etap 9 – przekazanie informacji o dokonanych czynnościach wykonawcom oraz ich publikacja na stronie prowadzonego postępowania.
- Etap 10 – podpisanie umowy na realizację zlecenia z wykonawcą.
- Etap 11 – zwrot zabezpieczenia wadialnego.
- Etap 12 – ogłoszenie o wyniku postępowania i oficjalne zakończenie przetargów.
Kluczem do zdobywania zleceń jest odpowiednie planowanie
Przedstawiony schemat działania zamawiających dowodzi, że mają oni dużo zadań, a każde z nich wymaga sumienności i precyzji. Dodatkowo nie zawsze dysponują narzędziami do dyscyplinowania wykonawców, którzy czasami potrafią przeciągać postępowanie o wiele tygodni (np. czekanie z udzieleniem wyjaśnień do ostatniej chwili, odstąpienie od podpisania umowy). Wszystko to sprawia, że przetargi zazwyczaj nie kończą się w okresie jednego tygodnia. Sprzedaż swoich usług lub produktów dla jednostek publicznych powinna być zatem dokładnie zaprojektowana. Poniżej przedstawiamy kilka porad, które pomogą w płynnym przechodzeniu z jednego zlecenia na drugie:
- Dokładna analiza możliwości w wyszukiwarce przetargów.
- Dobór zleceń o odpowiadających nam parametrach – czasami warto chwilę poczekać na zamówienie o pożądanej wielkości czy terminie wykonania, a nie wysyłać ofertę na przetargi, których nie będziemy w stanie należycie zrealizować.
- Weryfikacja inwestycji planowanych i nałożenie ich na własny kalendarz.
- Poprawne przygotowanie propozycji, dzięki czemu wiedzę na temat szans podpisania kontraktu będziemy mieć już po upublicznieniu informacji z otwarcia ofert.
- Badanie kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (plan postępowań).
Którą wyszukiwarkę przetargów wybrać?
Fundamentem rentownego pozyskiwania zleceń z rynku zamówień publicznych jest dobre narzędzie informatyczne. Serwis https://www.oferent.com.pl gromadzi ogłoszenia o postępowaniach pojawiające się w przestrzeni wirtualnej, prasie czy na bazach ogłoszeniowych. Dzięki temu użytkownicy otrzymują dostęp do kompletu aktualnie toczących się zamówień. Wyszukiwarka przetargów oferuje także możliwość weryfikowania licytacji komorniczych, inwestycji planowanych oraz wyników. Ogłoszenia można filtrować i przeglądać z poziomu strony www, ale także poprzez usługę codziennych raportów wysyłanych na adres skrzynki elektronicznej. Serwis daje realną szansę na zaplanowanie pracy na najbliższe miesiące. Usługa jest darmowa dla nowych użytkowników przez 20-dniowy okres próbny.