Wszelkiego rodzaju archiwa zwykle kojarzone są jako sale pełne półek, regałów i szafek, a tym samym zbliżone wizualnie do bibliotek. I w rzeczywistości tak właśnie jest, zwłaszcza gdy chodzi o archiwa historyczne lub urzędowe. Jednak od kilku lat trwa bardzo aktywny proces archiwizowania danych w formie elektronicznej. Cyfrowo zapisuje się nie tylko nowe informacje i dokumenty, ale również w taki sam sposób archiwizuje papierową dokumentację.
Co można archiwizować?
W teorii wszystko. W praktyce... wszystko. Nie ma absolutnie żadnych przeciwwskazań do archiwizacji każdego jednego dokumentu. Takiemu procesowi podlegają więc dokumenty z zakresu:
- finansów (faktury, zaliczki, rachunki, noty korygujące)
- kadr (urlopy, zwolnienia, wypłaty, ewidencje pracowników)
- obsługi klienta (wnioski, skargi, reklamacje, zgłoszenia, zlecenia)
- administracji (umowy, aneksy, zarządzenia, dokumenty prawne)
- sklepów (gwarancje, zamówienia, oferty, zapytania ofertowe)
- logistyki (dokumenty transportowe, atesty, potwierdzenia)
Na tak szeroką ofertę archiwizacji pozwala jej forma i pełna optymalizacja tego procesu. Dokumenty są skanowane, a następnie dokładnie opisywane wedle ustalonego w danej firmie lub instytucji wzorca. To nie wszystko, ponieważ końcową akceptację dokumentu – po uprzednim jego sprawdzenia – może zatwierdzić wyłącznie wyznaczona do tego osoba z właściwymi uprawnieniami. To sprawia, że w elektronicznej bazie archiwum znajdują się wyłącznie prawdziwe i potwierdzone z oryginałem dokumenty.
Bezpieczeństwo danych
Priorytetem procesu archiwizacji i tworzonego w ten sposób cyfrowego archiwum jest zawsze bezpieczeństwo przechowywanych danych. Gwarantuje to szereg czynników, między innymi kontrola osób uprawnionych do przeglądania i edycji dokumentów, kilkustopniowy proce weryfikacji podczas logowania, dodatkowe zabezpieczenia serwerów, odgórne reguły dostępu do archiwum. Takimi zasadami mogą być przykładowo:
- regularna zmiana haseł dostępu,
- minimalna liczba osób uprawnionych do dostępu do archiwum,
- możliwość logowania wyłącznie z powiązanych i zaakceptowanych urządzeń,
- zaawansowany i zabezpieczony system logowania.
Dodatkowo osoby posiadające dostęp do archiwum każdorazowo podpisują stosowne dokumenty dotyczące ochrony danych osobowych. Zawierają one pouczenie, że naruszenie tych danych może skutkować odpowiedzialnością prawną.
Dostęp dla uprawnionych
Jedną z podstawowych i najważniejszych zalet elektronicznego archiwum oraz połączonego z nim elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwość wydzielania konkretnych uprawnień dla konkretnych osób. Dzięki temu dostęp do systemu archiwum mają jedynie osoby uprawnione, a każde ich logowanie, edycja dokumentu czy choćby podejrzenie jego treści są dokładnie odnotowywane w systemie i w każdej chwili podlegają weryfikacji. Same archiwa mogą znajdować się na zewnętrznych serwerach obsługiwanych przez osoby trzecie lub na specjalnych serwerach firmowych, co dodatkowo zwiększa ich bezpieczeństwo.